民意征集

就《湖北省公共資源招標投標電子檔案管理試行辦法(征求意見稿)》公開征求意見建議


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社會公眾,有關行政事業單位,有關企業:

為適應全省電子招標投標發展需要,降低公共資源招標投成本,規范公共資源招標投標電子檔案管理,促進公共資源招標投標檔案管理信息化發展,我局起草了《湖北省公共資源招標投標電子檔案管理試行辦法》(征求意見稿),現面向社會公開征求意見建議。社會公眾或有關單位可于2017年9月30日前將意見建議以書面方式反饋我局。

聯系人:閔紅義,15072358315,02787838717(傳真)。

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湖北省公共資源交易監督管理局

2017年9月22日

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湖北省公共資源招標投標電子檔案管理試行辦法

(征求意見稿)

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第一章??總則

第一條??為了適應我省電子招標投標發展需要,促進招標投標電子檔案信息化管理,依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標投標法》、《電子招標投標辦法》、《湖北省公共資源招標投標監督管理條例》及有關規定,制定本辦法。

第二條??本省行政區域內各級公共資源交易中心(以下簡稱“中心”)在電子招標投標過程中通過電子招標投標系統形成的具有保存價值的電子招標投標文件的收集、歸檔、管理和利用,適用本辦法。其他公共資源交易活動的電子檔案管理可參照本辦法。

第三條??各級檔案行政管理部門、公共資源交易綜合監管部門負責本級和下級中心招標投標電子檔案管理工作的監督檢查和業務指導;各級中心負責招標投標電子檔案的收集、歸檔、管理和利用工作。

第四條??各級中心應將招投標電子檔案管理納入本單位重要職責,采取必要的制度、技術和安全措施,保證電子檔案文件的產生和處理過程符合規范,保證電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。

第五條??各級中心應設有專職或兼職的招標投標電子檔案管理人員,并保持人員的相對穩定。檔案管理人員應對電子檔案文件的收集、鑒定、歸檔、管理、利用、安全和移交等負責。

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第二章?招標投標電子檔案管理系統

第六條??招標投標電子檔案管理系統是指能夠對招標投標電子檔案進行收集、整理、鑒定、統計、維護、利用和處置的計算機信息系統。

第七條??各級中心在建立電子招標投標系統時應同時建立獨立的電子檔案管理系統。

第八條??招標投標電子檔案管理系統應與電子招標投標系統對接,具備在電子招標投標過程中同步實現電子文件的物理歸檔功能,即在招標投標過程中及時、準確、全面地捕獲、遷移電子文件,并按照邏輯關系生成可物理歸檔的招標投標電子檔案。招標投標電子檔案管理系統還應具備提供目錄檢索、檔案查閱、檔案檢測、檔案管理等功能。

第九條??檔案管理人員應參與招標投標電子檔案管理系統的設計、實施和維護。

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第三章??招標投標電子檔案的收集

第十條 ?招標投標電子檔案應真實、完整、有效地反映電子招標投標全過程,包括但不限于以下內容:(一)項目登記文件;(二)資格預審公告、招標公告或者投標邀請書;(三)資格預審文件、招標文件及其澄清、補充和修改;(四)資格預審申請文件、投標文件及其澄清和說明;(五)資格審查報告、評標報告;(六)資格預審結果通知書和中標通知書;(七)合同;(八)電子文件源數據;(九)法律法規規定的其他文件。

第十一條 ?電子招投標開標、評標過程中產生的聲像類文件暫不列入招標投標電子檔案范圍。

第十二條 ?檔案管理人員應對收集到的電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定,并填寫《電子招標投標檔案歸檔文件目錄》(見附件),對于缺失的電子文件應在《電子招標投標檔案歸檔文件目錄》中標注缺失原因。

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第四章?招標投標電子檔案的管理

第十三條?以電子招標投標項目為單位建檔,即一個項目建立一份電子檔案。

第十四條??檔案管理人員應將歸檔的招標投標電子檔案拷貝至符合規范的光盤上,一式4套,分別用于封裝保存、查閱使用、招標人或招標代理機構保存、異地保存,并在每個光盤包裝盒上貼上標簽,標注檔案檔號、檔案名稱、保管期限等內容。

第十五條??招標投標電子檔案應在簽定合同后30日內完成物理歸檔。

第十六條??中心保存招標投標電子檔案期限為十五年,有特殊需要的可延長保存時間。

第十七條??各級中心應設置專門的招標投標電子檔案室(柜),電子檔案室(柜)應符合規范,遠離強磁場,隔離有害氣本,直立存放,防塵、防變形。

第十八條??檔案管理人員應對招標投標電子檔案室每三個月進行一次定期檢查登記;每年進行一次抽樣機讀檢驗登記,抽樣率不得低于10%,發現問題應及時采取恢復措施。

第十九條??招標投標電子檔案應五年轉存一次,原光盤在轉存后保留時間不少于一年。

第二十條?中心在保存招標投標電子檔案五年后,可移交同級綜合檔案館保管。

第二十一條?對達到或超過保管期的檔案,檔案管理人員應登記造冊,并經分管領導批準后,依據有關規定登記銷毀。

第二十二條??因工作需要查閱招標投標電子檔案,應辦理查閱手續,經批準后方可查閱。閱讀檔案應在指定位置和管理人員在場的情況下進行,招標投標電子檔案原則上不得外借。

第五章?

第二十四條?本辦法由省公共資源交易監督管理局負責解釋。

第二十五條?本辦法自發布之日起試行。

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附件:《電子招標投標檔案歸檔文件目錄》

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湖北省公共資源交易監督管理局?

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附件:

電子招標投標檔案歸檔文件目錄

項目名稱:

項目編號:

資料目錄

資 ?料 ?名 ?稱

歸檔情況

備 ?注

1

招標備案登記表或報建登記表



2

立項批文



3

招標條件備案書



3.1

建設用地規劃許可證(土地使用證)(適用于房建、市政項目)



3.2

建設工程規劃許可證(紅線圖)(適用于房建、市政項目)



3.3

資金證明



3.4

圖審合格書(圖審受理單)(適用于房建、市政項目)



3.5

招標代理協議及資質證書、營業執照、外省進鄂登記



3.6

自行辦理招標相關證明資料(適用于自行招標項目)



4

信息發布資料(招標公告、候選人公示、中標公告等)



5

資格預審文件及資格預審報告(適用于資格預審項目)



6

招標文件(含評標辦法和工程量清單)



7

招標文件澄清修改文件和控制價文件(如有)



8

評標資料



8.1

評標專家資料(抽取申請表和密封名單)



8.2

招標人評委資格條件備案表(授權書含身份證)



8.3

評委簽到表



8.4

分標段抽簽表



8.5

投標名單



8.6

投標文件送達簽到表



8.7

投標單位簽到表



8.8

投標文件密封檢驗表



8.9

開標記錄表、評委評分表、評分匯總表、評委授標建議



8.10

投標人法定代表人授權委托書



8.11

招標評標書面報告



9

中標通知書



10

合同



11

候選人投標文件



12

其他



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